Der OLDENBURGISCHE GOLFCLUB e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins, der Beitragsverwaltung). Um die Vorgaben der Datenschutz‐Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
1. Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Turnier‐ und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in Datenverarbeitungsanlagen als auch nicht automatisiert in Form von aus gedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die DSGVO, das BDSG und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
2. Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
a. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
b. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Mitgliedsnummer, Vorname, Nachname, Anschrift, Geschlecht, Geburtsdatum, Datum der des Vereinsbeitritts, Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei der Zuordnung zum Familienbeitrag.
c. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder die Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
3. Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
a. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, auf Tafeln, in den Sozialen Medien und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
b. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer
an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Startlisten, Ergebnislisten, besondere Leistungen (Clubmeister, „Hole in one“, „Longest Drive“, „Nearest to the Pin“).
c. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
d. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, des Club-Teams und der Greenkeeper mit Vornamen, Nachnamen, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
4. Zuständigkeit für die Datenverarbeitung im Verein
a. Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Stellvertretenden Vorsitzenden zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
b. Der Stellvertretende Vorsitzende stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungs-tätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
5. Verwenden und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
a. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmer werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
b. Personenbezogenen Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Turnieren, Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
c. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Druck oder Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich zu diesem Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
6. Kommunikation per E-Mail
a. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein vereinseigene E-Mail-Accounts ein, die im Rahmen der vereinsinternen und -externen Kommunikation ausschließlich zu nutzen sind.
b. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht im ständigen Kontakt per E-Mail untereinanderstehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
7. Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
a. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Mitglieder des Clubteams, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
8. Datenschutzbeauftragter
a. Solange der Verein KEINE 20 Personen STÄNDIG mit der autorisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt, entfällt die Einsetzung eines Datenschutzbeauftragten.
b. Werden im Verein in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, die Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.
9. Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
a. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Stellvertretenden Vorsitzenden mit Unterstützung durch das Club Team (Clubmanager, Sekretariat). Änderungen dürfen ausschließlich durch den Stellvertretenden Vorsitzenden und den Administratoren vorgenommen werden.
b. Der Stellvertretende Vorsitzende ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen mit Online- Auftritten verantwortlich.
10. Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
a. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Einen eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder-weitergabe ist untersagt.
b. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie sich in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
11. Inkrafttreten
a. Diese Datenschutzverordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am
07.05.2021 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Webseite des Vereins in Kraft.